Een tent als feestlocatie. Het is ondertussen een vast begrip geworden in de eventsector. Of je nu je communie, verjaardag of huwelijk in een tent viert? Het gaat zeker vonken geven. De ongedwongen sfeer, eindeloze locatiemogelijkheden en vrijheid om het feest helemaal naar je hand te zetten. Dat zijn exact de redenen waarom tentfeesten zo populair zijn en terecht! Maar er komt ook heel wat extra planning en voorbereiding kijken bij de organisatie en styling van een tenthuwelijk of feest. Deze 5 tips helpen jou om niets over het hoofd te zien.
Bepaal je gastenlijst en je budget
Yes, jullie hebben beslist om jullie trouw te laten doorgaan in een tent. Dat ene tenthuwelijk van je bestie Carlien is je na al die jaren bijgebleven. De combinatie van chille vibes en een unieke locatie in het midden van de natuur heeft jullie over de streep getrokken. Maar nu komt het: hoe begin je aan de organisatie van zo’n feest in een tent? Bij het bepalen van je gastenlijst en je budget, simpel. Die voorbereiding is allesbepalend. Je moet een duidelijk beeld hebben van het aantal gasten en het totaalbudget dat je wilt besteden aan je feest.
Ik wil geen domper op de feestvreugde zetten, maar tenthuwelijken zijn zeker NIET goedkoper dan een feest in een traditionele zaal. Dus als je kiest voor een tent omdat je denkt dat het voordeliger is, think again.
Kies je locatie: voorzieningen en vergunningen
Zie je jezelf al trouwen in een weide of maisveld? Of hebben jullie plaats genoeg in jullie eigen tuin? Alles kan, op voorwaarde dat je alle nodige vergunningen en toestemmingen verkrijgt. Controleer lokale regelgeving met betrekking tot het opzetten van een tent, geluidsbeperkingen en alcoholgebruik. Geef je een feest in je tuin? Licht dan zeker je buren in ivm de geluidsoverlast. Je wil geen politie over de vloer krijgen.
Houd daarnaast rekening met factoren zoals toegankelijkheid, parkeergelegenheid en voorzieningen zoals elektriciteit en sanitaire voorzieningen. Gaat je feest door in een weide? Denk eraan dat je rijplaten voorziet op de parking zodat auto’s zich niet vastrijden, voorzie een wc wagen, stroomgenerator, etc.
Kies de juiste tent: grootte, stijl, type
Heb je je gastenlijst en locatie duidelijk voor ogen? Dan is het tijd om de tent te kiezen. Vraag aan je tentenleverancier en eventplanner/stylist om samen een locatiebezoek in te plannen, zodat jullie de nodige voorzieningen kunnen bespreken.
Zoals je al voelt aankomen is de tentgrootte essentieel voor het comfort van je gasten. Je wilt niet tot de conclusie komen dat je de tentgrootte overschat hebt en dat je gasten daardoor als sardienen opgepropt op elkaar staan. Het is cruciaal dat je de gewenste indeling van meubilair, dansvloer, bar, cateraar, receptie, diner,…doorgeeft aan je tentleverancier. Geen idee waar je moet beginnen? Schakel een eventstylist in voor de volledige inrichting en aankleding van de tent. You will thank me later.
Geen idee waar je moet beginnen?
Type tent in functie van weersomstandigheden
De voordelen van een tenthuwelijk? Het kan doorgaan in elk seizoen. De datummogelijkheden zijn eindeloos. Je hoeft dus niet te stressen of die ene zaterdag nog wel beschikbaar is. Waar je je wel op moet voorbereiden? Het weer. En laat dat nu net een onvoorspelbare factor zijn.
Begin bij het begin: welk seizoen spreekt jullie aan? Kiezen jullie voor een feest in de herfst met prachtige herfstkleuren? Of zijn jullie meer fan van een (hopelijk) zonovergoten feest in de zomer. Wat je ook kiest: stem je tent hierop af.
Als je kiest om je feest in de herfst of winter te doen, kies dan voor een sailcloth tent of pagodetent waar je de zijwanden kan afsluiten. Gaat je feest door in de zomer? Dan hangt de keuze van je tent voornamelijk af van je budget en de stijl die je verkiest. Denk zeker ook aan voldoende verwarming en ventilatie en bespreek de mogelijkheden met je leverancier. Je wilt niet dat mensen kou lijden op je feest, omdat jij je hier niet goed over geïnformeerd hebt. Trust me: dat zijn de zaken die mensen zich zullen herinneren van jouw feest en dat wil je vermijden.
Omring je met goede leveranciers
De belangrijkste vereiste voor een geslaagd en zorgeloos tentfeest? Je laten bijstaan door de juiste leveranciers. Er zijn heel wat zaken die je over het hoofd kan zien als je zelf een tentfeest organiseert, dus de juiste partners kiezen is essentieel om alles vlot te laten verlopen.
Wie heb je nodig?
- Een eventplanner heeft connecties en een netwerk van ervaren leveranciers waar ze doorheen de jaren vaak mee heeft samengewerkt. Jij kan dus met een gerust hart alles uit handen geven en toeleven naar je feest. De eventplanner maakt een draaiboek op en neemt dit door met alle leveranciers zodat iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt en wanneer. Miscommunicatie? Not gonna be an issue.
- Tentleverancier: obviously. Kies een tentleverancier waarvan je weet dat zij hun afspraken nakomen en die je adviseren over de mogelijkheden qua tent op jouw locatie.
- Eventstylist: als je zelf nog nooit een tentfeest hebt georganiseerd, is het heel moeilijk om de indeling van je tent te bepalen. Hoeveel statafels, tafels, lounges, grootte bar,… heb je nodig? En waar plaats je alles? Als eventstylist help ik jou om alle nodige materialen te bestellen en een totaalbeleving te creëren. Een setting waar mensen nog lang over praten!
- Reserveer zeker 1 jaar op voorhand je cateraar, ceremoniespreker, fotograaf en dj. Plan altijd een kennismakingsgesprek in, zodat je op dezelfde golflengte zit. Een klik hebben met je leveranciers is echt belangrijk!
Na inspanning komt ontspanning
Heb je deze tips toegepast? Dan blijft er nog 1 to do over: zorg dat je ten volle geniet van je feest! Je bent al 1 jaar of langer aan het plannen en voorbereiden dus nu is het tijd om alle remmen los te laten. Dans, vier, geniet, lach, knuffel, eet, drink, denk niet na, relax, zing,… Dat is mijn advies als eventplanner en stylist. Ah en nog iets? Als je bovengenoemde dingen zeker wil kunnen doen op je tentfeest zonder stress? Dan stel ik voor dat je een vrijblijvend gesprek inplant met mij zodat ik jou kan helpen bij de realisatie van je tentfeest of huwelijk.
