Heb je enkele geschikte trouwlocaties op het oog? Spannend! Dan is het nu tijd om een locatiebezoek in te plannen bij je favoriete trouwlocaties. Wie weet wordt dit wel dé trouwlocatie waar je elkaar het ja-woord geeft. Maar voordat je halsoverkop je favoriete trouwlocaties bezoekt, is het belangrijk om elk locatiebezoek goed voor te bereiden. Anders kom je na elk bezoek tot het besef dat je onvoldoende info hebt om de vergelijking te maken met andere wedding venues. Met deze 10 vragen bereid je elk locatiebezoek optimaal voor en bekom je de nodige info om een beslissing te nemen.
Vertrouw op je eerste indruk en gevoel
Vertrouw je gevoel als je een locatie gaat bezoeken en neem alles in je op. Bekijk de entrée, de vloeren, het plafond, de kleuren die aanwezig zijn, …
Dit gaat namelijk een invloed hebben op de sfeer en de keuze qua styling van je locatie. De volledige vibe en stijl begint bij de keuze van je trouwlocatie, dus neem hier je tijd voor.
TIP: neem video’s tijdens je locatiebezoek. Dan kan je deze later op het gemak bekijken.
Stel deze 10 vragen tijdens je locatiebezoek
1. Beschikbaarheid, voorzieningen en capaciteit trouwlocatie?
Voordat je een locatiebezoek inplant, moet je een idee hebben hoeveel gasten je gaat uitnodigen (ceremonie, receptie, diner, dansfeest). Zo kan je nagaan of de trouwlocatie over de nodige capaciteit beschikt om jullie concept te realiseren. Vraag dus zeker na wat het maximum aantal gasten is dat de trouwlocatie kan ontvangen per ruimte.
Bekijk ook de mogelijkheden qua data, parkeervoorzieningen, etc.
TIP: Vraag na of er kortingen mogelijk zijn tijdens het laagseizoen of als je op een vrijdag of zondag trouwt.
2. Kan je de verlichting eens aanzetten aub?
Verlichting staat voor mij gelijk aan gezelligheid. Dat is exact wat je wilt op je trouwfeest, toch? Vraag tijdens je locatiebezoek of ze de verlichting en dimmogelijkheden kunnen tonen. Zo hebben jullie een idee qua sfeer. Vinden jullie de verlichting bijvoorbeeld te sterk en is er geen dimmogelijkheid? Bekijk dan de opties om guirlandes of fairytale ligths te laten plaatsen. Remember: dat is een extra kost! Maak de overweging of het dat waard is of niet.
TIP: bezoek je de trouwlocatie overdag? Dan kan je de locatie voor een tweede keer bezoeken tijdens de avond om een correct beeld te krijgen.
3. Wat is inbegrepen in de prijs voor de trouwlocatie?
Bij de ene trouwlocatie is alles al voor jou geregeld als je deze afhuurt terwijl andere locaties enkel de zaal tot jouw beschikking stellen zonder bijkomende verplichtingen.
Vraag na wat er precies inbegrepen is in de prijs van de trouwlocatie en of je rekening dient te houden met extra kosten zoals service- en schoonmaakkosten. Nog belangrijker: vraag tijdens je locatiebezoek of je het materiaal al mag zien. Stel dat de stoelen en tafels inbegrepen zijn, maar deze totaal niet je goesting zijn, dan kan je tijdens het opmaken van je budget rekening houden met een extra kost om stoelen te huren.
- Meubilair: tafels, stoelen, bar, receptietafels
- Tafelstyling: servetten, glaswerk, bestek,…
- Decoratie: tafelbloemstukken, verlichting,
- Audiovisuele apparatuur (muziekboxen, dj installatie, verlichting dj, …)
4. Mogelijkheid om samen te werken met andere leveranciers?
Je hebt waarschijnlijk een voorkeur van leveranciers waar je mee wilt samenwerken voor jullie trouwfeest. Je volgt bijvoorbeeld al een hele tijd die ene cateraar of eventstylist. Vraag dus zeker na of je gebonden bent aan vaste leveranciers of zelf vrij mag kiezen welke cateraar, eventstylist, etc. je inschakelt.
Geen idee waar je moet beginnen?
5. Wat zijn de opties bij goed en slecht weer? Bespreek plan A en plan
Het kan zijn dat die ene trouwlocatie helemaal je ding is! Je ziet het al helemaal voor jou om lekker te aperitieven in de tuin en te dineren onder die prachtige treurwilg. Om teleurstelling te vermijden dien je bij elke locatie te kijken wat de mogelijkheden zijn qua ceremonie, receptie en dineropstelling bij slecht weer. Spreken de binnenruimtes je ook aan? Of is er een mogelijkheid om een tent te plaatsen in de tuin?
TIP: vraag of je foto’s kan zien van vorige trouwfeesten
6. Hoeveel tijd is er beschikbaar voor opstelling en afbraak?
Vind je een gezellige setting met veel bloemen, kaarsen, verlichting en persoonlijke details belangrijk? Voorzie dan voldoende tijd voor de opbouw/afbraak. Zeker als je alles zelf wilt doen qua aankleding, is het noodzakelijk om de opbouw te voorzien de dag voor jullie trouw. Zit je liever niet met deze stress en geef je de styling uit handen? Vraag dan zeker ook na wanneer de materialen terug opgehaald moeten worden, zodat je leveranciers hiervan op de hoogte zijn qua planning.
TIP: het is altijd een voordeel als de locatie toestaat dat de materialen op maandag opgehaald worden. Meestal rekenen leveranciers namelijk een toeslag voor ophaling op zondag.
7. Hoe ziet de tafelopstelling eruit? Is deze aanpasbaar?
Als jij denkt aan je diner voor je trouw, droom je direct weg van 1 lange tafelsetting. Vraag na of de gangbare tafelopstelling bestaat uit ronde of rechthoekige tafels. Hoe groot zijn de tafels? Hoeveel mensen kunnen aan 1 tafel zitten? Is het mogelijk om de tafelopstelling aan te passen aan jouw voorkeur? Zo weet je of jullie idee realiseerbaar is op de locatie.
8. Wat zijn de betalings- en annuleringsvoorwaarden?
Als je beslist om de locatie te kiezen, hoe reserveer je deze dan en hoelang krijg je er een optie op? Dien je een voorschot te betalen? Daarnaast check je best ook wat hun annuleringsbeleid inhoudt. Je gaat er natuurlijk niet vanuit dat je trouwfeest geannuleerd wordt. Maar wat als je dit noodgedwongen wel moet doen. Moet je dan een cancellation fee betalen? Kunnen eventuele wijzigingen in het contract besproken of onderhandeld worden? Better safe than sorry.
9. Zijn er specifieke regels of beperkingen?
Je wilt op de dag zelf niet voor verrassingen komen te staan. Check dus zeker tijdens je locatiebezoek of ze bepaalde regels hanteren. Denk maar aan geluidsbeperkingen, strikt einduur dansfeest, beperkingen qua kaarsen of andere decoratie zoals gedrapeerde doeken of vuurwerkstokjes. Zo krijg je een idee van de flexibiliteit van de locatie en of ze bereid zijn om met je mee te denken.
10. Zijn er meerdere trouwfeesten per weekend?
Hoe exclusiever, hoe beter. Dat is hoe ik erover denk. Vraag zeker na of jullie het exclusieve gebruik hebben van de locatie op jullie dag.
Kies de trouwlocatie die bij je past
Deze vragenlijst helpt je alvast op weg om je locatiebezoeken zo efficiënt mogelijk aan te pakken. De keuze van jullie trouwlocatie hangt niet enkel af van de antwoorden die je krijgt. Het kan zijn dat die ene trouwlocatie al jullie eisen afvinkt, maar dat je niet het gevoel krijgt van ‘this is it’. En exact dat gevoel, is belangrijk. Als jullie een locatie vinden waar je allebei fan van bent, dan merk je dat al snel van elkaar. Een constante smile op je gezicht heel veel mogelijkheden zien qua inrichting van de locatie, is al een duidelijke aanwijzing.
Geraak je er niet uit? Vind je niet de trouwlocatie die je zoekt? Just so you know: ik ben maar een telefoontje van jullie verwijderd. Plan nu een gesprek in met mij om te kijken of ik jullie kan bijstaan als weddingplanner en/of stylist.
